PERSONGRUPPER
- Medlemsforeninger
- GymDanmarks bestyrelse
- Folkevalgte og frivillige (udvalg og arbejdsgrupper)
- Trænere og ledere i forbundet (kontraktansatte og timelønnede)
- Trænere og ledere i foreninger
- Kursister
- Landsholdsgymnaster
- Licensgymnaster og Talentgrupper
- Medarbejdere på forbundskontoret
- Dommere
- Udenlandske gymnaster (Int. events i DK)
- Eventdeltagere (Gymnaestrada, Eurogym mv.)
Læs mere om de enkelte grupper i dette dokument. Spørgsmål kan rettes til info@gymdanmark.dk
1. MEDLEMSFORENINGER
Data:
Stamdata: Navn, adresse, mail, tlf. foreningens hjemmeside, Kommune, Region, Medlemstal, stiftelses- optagelses, CFR, CVR og udmeldelsesdato, password, discipliner og produkter
Kontaktoplysninger: på Formand og Kasserere
Formål:
Medlemsadministration, medlemsregistrering og kilde til ’Find din forening’ på gymdanmark.dk
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe foreningen er medlem. Hvis foreningen melder sig ud fjernes data fra hjemmesiden, men bibeholdes i Microsoft Dynamics af historiske årsager.
Systemer: Microsoft Dynamics og Fællesdrev
Periode: Uendeligt af hensyn til historik og administrative principper
Udveksling af data:
Kontaktoplysninger til foreninger ved samarbejdsprojekter med andre forbund, eller ved fx kampagner (TV2 Lorry/Min klub).
Synlighed:
Kontaktinfo og foreningens hjemmeside offentliggøres på gymdanmark.dk/Find din forening, samt via forskellige dropdownmenuer på hjemmesiden, til brug ved tilmelding til konkurrencer og kurser/uddannelse, Events mm.
2. GYMDANMARKS BESTYRELSE
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, billede, fødselsdag, kontonr.
Formand og næstformand: Pas, sygesikringskort og underskrift
Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, tilmelding til aktiviteter, underskrift på invitationer, bank mv. Udbetaling af udlæg.
For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere efter hverv.
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er medlem af bestyrelsen. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af bestyrelsen, dog opbevares navne i Microsoft Dynamics af historiske årsager.
Systemer: Microsoft Dynamics, mailchimp, økonomisystemer, Ekstranet
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.
Udveksling af data:
Bestyrelsesmedlemmer til FIG og UEG, samt andre internationale forbund.
Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter hverv.
3. FOLKEVALGTE OG FRIVILLIGE
Tilknyttet forbundet (udvalg og arbejdsgrupper)
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, billede, kontonr.
Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg/arbejdsgruppe og evt. hverv i forening/
udvalg,
Formål:
Vi skal kunne kommunikere målrettet og segmenteret med den enkelte, og samlet som gruppe. Udbetaling af udlæg.
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er aktive. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder af et udvalg, dog opbevares navne i af historiske årsager.
Systemer: Microsoft Dynamics, mailchimp, økonomisystemer og fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.
Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden skal sikre at personer kan komme i kontakt med de frivillige efter funktion.
4. TRÆNERE OG LEDERE i FORBUNDET
Herunder kontraktansatte (fx landstrænere og timelønnede)
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf, mail, kontonr. og billede
Andet: Tilhørsforhold til disciplin, hverv, niveau af træneruddannelse, diplomer på uddannelse (nationale og internationale)
Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter kompetencer, hverv, alder og geografi. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn. Besætte trænerjobs efter uddannelse
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe personerne er aktive i deres hverv. Data fjernes fra hjemmesiden når man udtræder, dog opbevares navne af historiske årsager.
Systemer: Microsoft Dynamics, økonomisystemer og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper. For kontraktansatte med løn, er det fem år.
Udveksling af data:
Kontaktinformationer til lokale til arrangørforeninger, mhb. på at afklare praktiske forhold.
Kontaktinformationer til lokale til andre specialforbund, mhb. på udnyttelse af særlige gymnastikrelaterede kompetencer.
Synlighed:
Landstrænerens navn + kontaktinfo og billede offentliggøres på hjemmesiden.
5. TRÆNERE OG LEDERE FORENINGER
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail
Andet: Tilhørsforhold til forening/udvalg og evt. hverv i forening/udvalg
Formål:
For at kunne tilbyde og målrette relevante tilbud og serviceydelser, skal vi kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter funktion i forening og gymnastikinteresse (”aktiv indenfor”). Mulighed for fremsendelse af kursusmaterialer.
Opbevaring og sletning:
Systemer: Microsoft Dynamics og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af det år de stopper.
Udveksling af data:
Nej
Synlighed:
Formandens adresse + tlf. er offentlig tilgængelig på GymDanmarks hjemmeside (”Find din forening”)
6. KURSISTER
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf. og mail
Andet: Tilhørsforhold til forening, deltagerhistorik, allergi o.lign.
Formål:
Vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe efter disciplin, allergier.
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktoplysninger så vi kan tilbyde fremtidige lignende kurser/uddannelser. Slettes i Microsoft Dynamics efter to år.
Systemer: Microsoft Dynamics og Fællesdrev
Periode: Kursistnavne opbevares af hensyn til dokumentation af uddannelse.
Udveksling af data:
Kontaktinformationer til lokale til arrangørforening, mhb på at afklare praktiske forhold.
Der sendes deltagerliste før kursus/uddannelse; til deltagerne med oplysning om navn/forening. Til Instruktøren sendes mere detaljeret deltagerliste ved behov
Synlighed:
Deltagerliste med navn og forening oplyses på hjemmesiden som service i forbindelse med indbyrdes kontakt deltagerne imellem.
7. LANDSHOLDSGYMNASTER
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn, pasnr. og forening
Formål:
Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Administration af International licens, tilmelding til internationale konkurrencer, samt rejsebestillinger.
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer og opdaterer stamdata så længe gymnasterne er landsholdsaktive og deltager ved internationale konkurrencer, dog opbevares navne i Microsoft Dynamics af historiske årsager.
Systemer:
Microsoft Dynamics, Fællesdrev og FIGs database
Udveksling af data:
Til FIG og UEG:
– Stamdata og pasinfo/kopi
– FIG til internationale licenser
– LOC ved udenlandske stævner
– FIG licens – Antidoping regler
Udveksling af data uden for EU:
Ja, hvis konkurrencen er uden for EU
Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Resultater og navn
Er man profil, indhentes særskilt samtykke til oplysninger der ligger på hjemmesiden.
8. LICENSGYMNASTER (+ GymID)
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Licensnr., Fødselsdato, køn og forening. GymID til efterskolegymnaster.
Formål:
Kontaktinfo opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe, samt tilmelding til talentsamlinger og nationale konkurrencer. Fødselsdato for at sikre korrekt inddeling ved konkurrencer, samt nationale resultater.
I forbindelse med administration af nationale licenser, registreres også køn, forening, disciplin og betalingsoplysninger (betaling af licens)
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer alle data af historiske årsager
Systemer: Microsoft Dynamics og Fællesdrev
Periode: Vi opbevarer alle data af historiske årsager
Udveksling af data:
Klubber, kun navn og mail. Resultatformidlingssystemer.
Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Resultater med navn og forening (deltagerlister)
9. MEDARBEJDERE PÅ FORBUNDSKONTORET
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (barsel, sygdom), Sundhedsforsikring, MUS-oplysninger, ansættelsesdato, ansøgning og CV, ansættelseskontrakt
Formål:
Ansættelsesvilkår
Opbevaring og sletning:
Opbevares på fællesdrev, dog er det kun direktør og lønmedarbejder som har adgang.
Systemer: GymDanmark Fællesdrev
Periode: Så længe den enkelte er ansat + fem år.
Udveksling af data:
Informationer om CPR-nr., lønnr., pensionsoplysninger, bankkonto og kontonr., Ferie og fravær (sygdom udveksles med DIF, i forbindelse med lønadministration)
Synlighed:
Medarbejderes navn, tlf, mail, billede og ansvarsområde offentliggøres på hjemmesiden således personer kan komme i kontakt med ansatte efter ansvarsområder.
10. DOMMERE (nationale og internationale)
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf., og mail
Andet: Test resultater fra dommerkurser.
Formål:
Stamdata opbevares for at vi skal kunne kommunikere med den enkelte, og samlet som gruppe. Bankoplysninger i forbindelse med udbetaling af omkostningsgodtgørelse og honorar.
Besættelse af dommerteams til nationale konkurrencer.
Tilmeldes på lige fod til konkurrencer
Opbevaring og slet:
Vi opbevarer kontaktinformationer så længe dommerne er aktive ved nationale og internationale konkurrencer. Slettes hvert andet år, efter de er stoppet.
Systemer: Microsoft Dynamics og Fællesdrev
Periode: Opbevares indtil udgangen af året efter de stopper.
Udveksling af data:
Kontaktinfo udveksles med de enkelte dommeransvarlige i udvalg/sektion (Folkevalgte og frivillige)
Synlighed:
Ingen oplysninger på hjemmeside
11. GYMNASTER udenlandske, ved events i Danmark
Data:
Stamdata: Navn, fødselsdag og land
Formål:
Stamdata i forbindelse med konkurrenceadministration
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer kontaktinformationer indtil konkurrencen er sluttet, dog gemmes resultater.
Systemer: GymDanmark Fællesdrev,
Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret
Udveksling af data:
Sker til resultatformidlingssystemer
Synlighed:
Oplysninger på hjemmesiden: Deltagerlister og resultater
12. EVENTDELTAGERE
Data:
Stamdata: Navn, adresse, tlf og mail
Eventrelateret: Tilhørsforhold forening/hold, alder, disciplin mv.
Formål:
Vi skal kunne kommunikere relevante oplysninger i forbindelse med events og til LOC, herunder programplanlægning og praktiske informationer om rejser etc.
Opbevaring og sletning:
Vi opbevarer stamdata så vi kan tilbyde fremtidige lignende arrangementer.
Systemer: GymDanmark Fællesdrev, evt. FIG eller UEG systemer
Periode: Opbevares indtil udgangen af eventåret
Udveksling af data:
Vi udveksler persondata med FIG og UEG i forbindelse med tilmelding til int. events (Gymnaestrada, Eurogym, Gym for Life og Golden Age)
Synlighed:
Foreningen, holdets navn, kontaktperson og trænere offentliggøres på hjemmesiden
